外贸单证员是做什么的

单证员是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单与归档等—系列业务活动，具有工作大、涉及面广、时间性强与要求高等特点。

外贸单证员工作流程

一、从业务员那里拿来PI,S/C和工厂的信息后，开始联系工厂

询问：

①　有没有现货?要不要商检?

②　如果走空运有没有空运鉴定?

③　如何包装?毛重?体积?

④　HS编码，CASNO.

⑤　付款的银行资料有没有给过?

二、跟货代联系订仓

①　制作托书托书上注意运费，出运港，目的港，件毛体

②　索要进仓地址(入货通知)

③　走空运的情况下，要给货代空运鉴定，非危保函(盖公章)

④　海运情况下，给货代非危保函，有的还需要MSDS

三、做美金情况下，需要制作划汇资料

合同，发票。英文划汇资料本来应该工厂制单， 用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物的情况。 用作外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。 盖上工厂的章，交给财务。

四、跟工厂确认唛头，逐字核对

注意唛头上要显示CAS号码 批号要正确(要与分析单上一致)生产日期到期日期

五、关于商检

①　做美金的情况下，工厂自己做商检，给工厂提供目的港，出运港信息

②　做人民币情况下，可以委托工厂做商检。

看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。

③　制作商检资料：采购合同，商检发票，商检箱单，商检委托书(盖章)。

④　商检做好后，让工厂传真商检凭条，确认无误后传给货代，让货代去换通关单。

六、关于报关

①　做美金时，工厂自己报关。提供出运港，目的港

②　做人民币时，让货代公司帮忙报关。

③　给货代公司寄报关资料：报关发票，报关箱单，报关单，核销单(备案到出运港)，

④　报关委托书，准备4张盖了单证章的空白纸让货代备用。

⑤　注意都要盖好章，报关单上显示的品名要注意，是工厂可以开发票的品名。

⑥　零退税产品报关，要跟财务说，问财务报关金额怎么写，因为要交税，金额要少报

注意，商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下，

都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。

七、唛头确认好

付款底单给工厂传真过去，敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。

八、和货代联系，确认是否按时进仓

九、确认提单。

注意：

①　出运港

②　目的港

③　客人名称地址，通知人，发货人，逐字核对

④　件数，毛重(不要显示成了净重)，体积，逐字核对!

⑤　显示运费

⑥　出运日期

⑦　显示装船指示上要求的内容

十、如果可以押汇，要投信用证保险

①　打印一张议付的发票，发票右上角写上HS编码和出运日期。

②　一定要确认提单签发的日期，与申请信保时发票上写的日期一致。

十一、工厂分析单

①　做美金时，用工厂寄来的分析单给客人，一定要让工厂显示上CAS号码

②　做人民币时，让工厂传真分析单，我公司重新制作，盖上自己公司的章。

③　同样要注意CAS号码，批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期，品名。

十二、货物报关放行，装船开航后，让货代寄提单

需要付款买单的，先让他们开发票，传真过来，付款，寄单。

①给货代付运费时要在友邦登记，财务管理-运费登记-新建-发票号金额币种

②申请付款通知书要签字。

③给财务付款(申请付款通知书银行资料)

十三、给工厂传真开票资料，让工厂开增值税发票

有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量，金额也要对应一致。

十四、工厂寄单

①　做美金时，让工厂寄商业发票，箱单，分析单(2份显示有CAS号码)

②　做人民币时，让工厂寄增值税发票，合同正本，正本分析单

十五、制作CO.

注意打印出来CO的发票后，记得要盖章，和付款申请单一起交给财务。

十六、投保

保单上被保险人写出口商，保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。

十七、收到工厂寄来的资料后，将增值税发票复印留底

正本合同、增值税发票、报关预录单、提单复印件。

十八、收到货代提单，复印留底

十九、制作汇票

询问财务交单交单哪个银行。汇票上注意发票号码，金额。日期为提单日。

二十、备齐所有资料后准备交单

商业发票，箱单，分析单，产地证。仔细核对：盖章是否正确，内容是否一致。

二十一、货代退回核销单，先不要寄给工厂

①　做美金时，财务到银行核销，核销好银行盖章后，寄回工厂。

②　如果用离岸公司的帐户划美金给工厂，就可以直接寄回工厂，不用去核销。

③　做人民币时，外贸公司自己去核销外汇，办理退税。

④　用离岸公司与工厂做美金时，工厂的核销单退下来后可以直接寄还给工厂，不需要财务核销。